管理会社の問題点

問題点D甘いチェック体制

問題点契約書どおりに仕事をしていれば、そうそう管理組合から不満は生まれません。

管理会社はマンション毎に「物件担当者」を決めて、専属で管理業務をしています。しかし、この物件担当者は、何件もの担当物件を掛け持ちしているため、担当するマンションが多いほど、忙しく、しっかり現場を見切れません。

管理員を指導する立場である物件担当者が、担当するマンションに巡回できないと、現場のことをよくわかっていないので的確な指示を与えられることができませんし、たまにしか顔を見せない物件担当者の声に管理員は耳を傾けません。

しかも、この物件担当者をチェックする上司は、同じような苦労を経験した人間です。その結果、内輪を過保護にする「甘え」や「なれあい」が生じ、社内での厳しいチェックは成り立ちにくくなっているのが実情です。

問題点E管理会社と管理組合では異なる「理想の管理」

どうして、管理会社はもっと親身になってマンションのことを考えてくれないのだろうか?思ったことはないでしょうか。

管理会社にとって理想的な管理と、マンション側にとって理想的な管理は正反対の性質を持ちます。

【サービスを考えると・・・】

管理組合運営が管理会社任せになる→管理会社にとって効率よい運営ができる→マンション側の要望を取り入れ難い→マンションが受けるサービスの質が低くなる

管理組合運営が活性化する→管理会社に依頼する仕事が増える(=管理会社にとって手間がかかる)→マンションが受けるサービスの質が高くなる

【管理会社に支払うお金を考えると・・・】

管理会社の言い値で契約する→管理会社の利益が十分に確保できる→管理組合の支出が多くなる→マンションの資産が減少する

競争原理で導いた適正価格で契約する→管理会社の利益が減る→管理組合の支出が少なくなる→マンションの資産が増加する

マンションと管理会社との間にある不協和音は、相反する利益をもつことが根底になって発生するのです。

問題点F個人能力に依存している

倒産担当の社員の対応は誠実ですか?担当の社員が頻繁に替わることがありませんか?

管理会社はクレーム産業と呼ばれ、平日は、居住者から多くの相談、苦情を日常的に抱え、緊急な要件があると昼夜関係なく対応に追われ、土日は総会、理事会に奔走します。ストレスが多い割に給与が安いと、離職率が高くなり、社員の入れ替えが多い会社になります。

大手、中小管理業者関係なく、物件担当者の個人能力に依存している企業が多いのが実情です。能力のある担当者にあたると良いのですが、知識・経験が乏しい担当者にあたると大変です。個人に任せきりなので、物件担当者以外はマンションの実情をほとんど理解していないことが多く、引継ぎが円滑にいかない、会社にとって悪い報告は伝わりにくい等の会社組織的な弊害が生じます。

働きやすい環境にいないと、管理会社の社員は力を十分に発揮できません。社員が働きやすい環境がある会社は、必然的に管理サービスの質が向上します。サービスの高い管理を受けるのには、管理会社の離職率、組織体制、資格の有無及び一人当たりの担当マンション数等を十分に把握する必要があります。

管理会社にきちんと働いてもらうには?

管理会社管理会社に不満を抱いても、個人の意見や要望だけではなかなか改善してもらえません。また、持ち回り制で役員を選任しているマンションは、1年または2年で役員が入れ替わるために、引継ぎが不十分で問題が風化しがちになります。

管理会社改善の手順は、まず初めに次の3つのステップを踏みます。

@担当者へ改善要求→A担当者上司へ改善要求→B担当者変更

これで駄目なら、管理会社組織として、要望を満たすだけの力がないのでしょうから、C管理会社変更を視野に入れます。

管理会社を変更しても、初めの1、2年は良いのですが、月日とともに管理組合の問題意識が徐々に薄れるに従い、管理会社任せになり、管理会社は馴れ合いで手を抜いて仕事をするようになります。結局管理会社を変えても、数年後には前の状態に戻ってしまったと言う話を良く聞きます。

継続的に満足のいくサービスを受けるためには、「契約書どおりに仕事が行われているか」「マンションの要望を把握し、的確に応えてくれるか」を、チェックすることが大切ですが、マンション管理の素人で、時間的な制約がある管理組合役員ではその役割が困難です。そこで、公正な第三者であるプロの眼が必要になります。 「公正な第三者であるプロ」とは、契約先の管理会社に従属しない者を指します。これは、管理組合が依頼するしかありません。

第三者であるプロがお目付け役になれば、ミスや手抜きを発見できることはもちろん、管理会社の対応も違ってきます。これは、「きちんと仕事をするしかないな」と思うからです。本当は、どんな些細なことでも「きちんと」仕事してもらわなければ困るのですが、ラクができる環境ではラクをしてしまうのが人間というものなのでしょう。

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