管理組合への通知 管理会社のホウレンソウA(第12条関係)

管理会社は、マンションにおいて滅失(=ものがなくなること)、き損(=ものが壊れること)、瑕疵(=欠点・欠陥)等の事実を知った場合においては、速やかに、その状況を管理組合に通知しなければなりません。

また、管理組合においても同様の義務が発生します。バルコニー、専用庭、契約駐車場等専用使用部分の状況は、使用している居住者でなくてはわからないでしょうし、管理員が見落としてしまうわかりにくい場所もあります。管理会社の指摘を待っているのではなく、管理組合で気付いたことは逐一管理会社に報告し、対応を依頼しましょう。

また、次の重要な事項については、書面をもって、相手方に通知することになっています。

一 管理組合の役員又は組合員が変更したとき
二 管理組合の組合員がその専有部分を第三者に貸与したとき
三 管理会社が商号又は住所を変更したとき
四 管理会社が合併又は会社分割したとき
五 管理会社がマンションの管理の適正化の推進に関する法律の規定に基づき処分を受けたとき
六 管理会社の破産、会社更生、会社整理、解散

毎月業務報告書を管理組合に提出している管理会社であれば、管理組合に対する報告や通知業務はどんなに遅くとも一ヶ月遅れで届きますが、定期的な業務報告のない管理会社は、管理組合との意思疎通が疎かになります。

消防設備点検で器具の不良がみつかった事例を考えてみましょう。

管理会社は事実を知った後速やかに管理組合に報告し、今後の対応について協議することが必要ですが、報告が遅れた場合、不具合が放置され、その間に火災が起きたは時に人命に係わる事故につながる危険性があります。

管理会社は日々の業務に追われ、重要なことでも見落としてしまいがちです。管理会社からの定期的な業務報告書の提出と理事長への連絡を標準化することで、ホウレンソウは密になり、管理組合運営の円滑化につながります。

管理会社のホウレンソウ@へ

標準管理委託契約書原文より

(通知義務)

第十二条 甲及び乙は、本マンションにおいて滅失、き損、瑕疵等の事実を知った場合においては、速やかに、その状況を相手方に通知しなければならない。

2 甲及び乙は、次の各号に掲げる場合においては、速やかに、書面をもって、相手方に通知しなければならない。

一 甲の役員又はその組合員が変更したとき

二 甲の組合員がその専有部分を第三者に貸与したとき

三 乙が商号又は住所を変更したとき

四 乙が合併又は会社分割したとき

五 乙がマンションの管理の適正化の推進に関する法律(平成十二年法律第百四十九号)の規定に基づき処分を受けたとき

六 乙が第十八条第二項第一号及び第二号に掲げる事項に該当したとき

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