管理組合への事務報告 管理会社のホウレンソウ@(第9条関係)

報告、連絡、相談、「ホウレンソウ」をきちんと行なうことは仕事の基本と言われています。マンション管理業務を行なうにあたっても、管理会社と管理組合との間の「ホウレンソウ」が重要になります。

標準委託契約書では、管理会社は、「事業年度終了後○月(○は1ヶ月または2ヶ月と定めていることが多い)以内に、管理組合に対し、当該年度における管理事務の処理状況及び管理組合の会計収支の結果を記載した書面を交付し、管理業務主任者をして、報告をさせなければならない。」とし、管理会社は毎年一定の時期に報告業務を行なう義務があります。

「管理事務の処理状況」とは管理会社が委託契約書の業務全てが対象となりますので、報告書はボリュームがあるものになります。これは、国家資格である管理業務主任者をもって報告する義務がありますが、フロントマン(物件担当者)が管理業務主任者を持っていないと、マンションのことを熟知していないフロントマン以外の管理会社社員が説明をすることになります。マンションのことを一番良く分かっているフロントマンが事務報告をすることがベストなので、フロントマンは必ず管理業務主任者の資格をもっていることが望まれます。

また、毎年の報告以外でも、管理組合が請求をすれば、管理会社は管理事務の処理状況及びマンションの会計の収支状況について適宜報告を行う義務があります。この場合、関係書類の提示を求めることが可能です。管理組合が請求し、一定期間をおいても管理会社から報告がないようであれば、管理会社は委託契約書に則りきちんとした業務を行なっていない可能性が高いと思われます。

最近の管理会社は、毎月業務報告書を管理組合に提出していることが常識です。毎月の業務報告がない管理会社に対しては、抜き打ちで業務報告の請求をして、管理会社の仕事ぶりを監視することが必要でしょう。

標準管理委託契約書原文より

(管理事務の報告等)

第九条 乙は、甲の事業年度終了後○月以内に、甲に対し当該年度における管理事務の処理状況及び甲の会計の収支の結果を記載した書面を交付し、管理業務主任者をして、報告をさせなければならない。

2 乙は、甲から請求があるときは、管理事務の処理状況及び甲の会計の収支状況について報告を行わなければならない。

3 前二項の場合において、甲は、乙に対し、管理事務の処理状況及び甲の会計の収支に係る関係書類の提示を求めることができる。

コメント

@ 第一項の「甲の会計の収支の結果を記載した書面」は、別表第一1(1)Aに定める「収支決算案の素案」を提出することで代えることができる。

A 第二項の報告については、当事者間の合意により、あらかじめ期日を定めて行う方法とすることも考えられる。

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