理事長は重要書類を保管する義務がある(管理規約第64条関係)

理事長は、管理規約原本、議事録の他に、

  • 会計帳簿(領収書や請求書類を含む)
  • 什器備品台帳
  • 組合員名簿
  • 管理委託契約書
  • 修繕工事請負契約書
  • 駐車場使用契約書
  • 保険証券

等の重要書類を保管し、必要に応じて利害関係人に閲覧させる義務があります。

保管場所は、規約には定められておりませんが、管理事務室や管理用倉庫にスペースがあれば、鍵付の書庫を管理組合で購入し、そこで保管すると良いでしょう。

必要な書類がすべて保管されているかを、理事長は定期的に確認し、足りないものがあれば早急に揃えましょう。

管理会社に保管を任せている場合でも、物件担当者の整理整頓がずさんなことも考えられますので、定期的に書類の有無をチェックすることが必要です。

標準管理規約原文より

第64条(帳票類の作成、保管)

 理事長は、会計帳簿、什器備品台帳、組合員名簿及びその他の帳簿類を作成して保管し、組合員又は利害関係人の理由を付した書面による請求があったときは、これを閲覧させなければならない。この場合において、閲覧につき、相当の日時、場所等を指定することができる。

<標準管理規約コメント> 第64条関係

@ 作成、保管すべき帳票類としては、第64条に規定するものの他、領収書や請求書、管理委託契約書、修繕工事請負契約書、駐車場使用契約書、保険証券などがある。

A 組合員名簿の閲覧に際しては、組合員のプライバシーに留意する必要がある。

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