総会の議事録は誰が作成するの?(管理規約第49条関係)

自主管理を行なっているマンションを除けば、実務は管理会社が行なっているのでしょうが、管理規約では総会の議長である理事長が議事録を作成する義務があります。

管理会社は民間企業です。いつ何時倒産するか誰も保障できません。また、管理会社の物件担当者が必ずしも記録業務に長けているとは限りません。

議事録はとても重要な書類です。

管理会社任せにはせずに、役員の中から書記担当を設け、総会の記録をつける習慣をとりましょう。なお、議事録は、こと細かく、総会の会話を一字一句記載する必要はありません。議事の経過の要領及びその結果を記載すれば良いのです

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標準管理規約原文より

第49条(議事録の作成、保管等)

1 総会の議事ついては、議長は、議事録を作成しなければならない。

2 議事録には、議事の経過の要領又はその結果を記載し、議長及び議長の指名する2名の総会に出席した組合員がこれに署名押印しなければならない。

3 理事長は、議事録を保管し、組合員又は利害関係人の書面による請求があったときは、議事録の閲覧をさせなければならない。この場合において、閲覧につき、相当の日時、場所等を指定することができる。

4 理事長は、所定の掲示場所に、議事録の保管場所を掲示しなければならない。

<標準管理規約コメント> 第49条関係

@ 第3項の「利害関係人」とは、敷地、専有部分に対する担保権者、差押え債権者、賃借人、組合員からの媒介の依頼を受けた宅地建物取引業者等法律上の利害関係がある者をいい、単に事実上利益や不利益を受けたりする者、親族関係にあるだけの者等は対象とはならない。

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