総会を欠席する場合には?(管理規約第46条関係)

管理組合総会はマンション運営にとって大切なことを決定する場ですので、よほどの用事がない限り出席して頂きたいと思いますが、お仕事や私用でどうしても開催日に時間を調整できないことがあります。

欠席する場合であっても、代理人または書面によって、間接的に総会に参加することができます。

@代理人による議決権の行使

組合員本人から委任を受けた代理人が総会に出席して議決権を行使することを言います。代理人は誰でも良い訳ではなく、管理規約で代理人の資格が定められています。

標準管理規約では、

・組合員と同居する者
・組合員の住戸を借り受けた者
・他の組合員もしくはその組合員と同居する者

と限定しており、総会前に代理権を証する書面(=委任状)を理事長に提出して、初めて代理人による議決権を行使することができます。

A書面による議決権行使

総会には出席しないで、総会の開催前に議案についての賛否を記載した書面を総会の招集者に提出することを言います。

欠席通知及び議決権行使書等の呼び方で総会の書類一式に添付されていることが一般的ですが、この書面がない場合は、オリジナルの様式で問題はありませんので、部屋番号、氏名、印鑑、提出日、議案毎の賛否の記載を書いた紙を事前に理事長に提出すれば議決権を行使することができます。

招集通知の発送時期招集通知発送方法招集通知記載事項

理事長以外の総会招集

総会出席者の資格賃貸居住者の総会出席

議決権とは?共有名義の議決権行使|代理および書面による議決権行使

総会の成立要件と普通決議特別決議

議事録の作成アンケート決議

標準管理規約原文より

第46条(議決権)

1 各組合員の議決権の割合は、別表5に掲げたとおりとする。

2 住戸1戸が数人の共有に属する場合、その議決権行使については、これら共有者をあわせて一の組合員とみなす。

3 前項により一の組合員とみなされる者は、議決権を行使する者を1名選任し、その者の氏名をあらかじめ総会開会までに理事長に届け出なければならない。

4 組合員は、書面又は代理人によって議決権を行使することができる。

5 組合員が代理人により議決権を行使しようとする場合において、その代理人は、その組合員と同居する者若しくはその組合員の住戸を借り入れた者、又は他の組合員若しくはその組合員と同居する者でなければならない。

6 代理人は、代理権を証する書面を理事長に提出しなければならない。

<標準管理規約コメント> 第46条関係

@ 議決権については、共用部分の共有持分の割合、あるいはそれを基礎としつつ賛否を算定しやすい数字に直した割合によることが適当である

A 各住戸の面積があまり異ならない場合は、住戸1戸につき各1個の議決権により対応することも可能である。また、住戸の数を基準とする議決権と専有部分を基準とする議決権を併用することにより対応することも可能である。

B 特定の者について利害関係が及ぶような事項を決議する場合には、その特定の少数者の意見が反映されるよう留意する。

C 書面による議決権の行使とは、総会に出席しないで、総会の開催前に議案についての賛否を記載した書面を総会の招集者に提出することである。他方、代理人による議決権の行使とは、組合員本人から授権を受けた代理人が総会に出席して議決権を行使することである。なお、組合員は、代理人により議決権を行使する場合は、第46条第5項に規定する者の中で、誰を代理人とするかについて主体的に決定することが望まれる。

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