総会通知は何日前に発送するのか?(管理規約第43条関係)

標準管理規約では、「総会を招集するには、少なくとも会議を開く日の2週間前(会議の目的が建替え決議であるときは2か月前)までに、会議の日時、場所及び目的を示して、組合員に通知を発しなければならない。」としています。

例えば、6月21日土曜日に総会開催を予定しているマンションであれば、2週間(14日)前と言うことになりますから、6月6日金曜日までに発送しなくてはなりません。

「発しなければならない」は到着する日ではなく、通知文を発送する日を指します。

原則2週間前発送としてはいますが、緊急を要する場合の特例措置として、「理事長は、理事会の承認を得て、5日間を下回らない範囲において、第1項の期間を短縮することができる。」と標準管理規約では定めております。

なお、規約では2週間前としていても、総会出席の調整がしやすいように総会の開催日が確定したら、可能な限り早めに通知を発送することが望ましいでしょう。また、やむを得ない理由で短縮の特例を適応する場合には、一言その理由を案内に記すのが丁寧かと思います。

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標準管理規約原文より

第43条(召集手続)

1 総会を招集するときは、少なくとも会議を開く日の2週間前(会議の目的が建替え決議であるときは2か月前)までに、会議の日時、場所及び目的を示して、組合員に通知を発しなければならない。

2 前項の通知は、管理組合に対し組合員が届出をしたあて先に発するものとする。ただし、その届出のない組合員に対しては、対象物件内の専有部分の所在地あてに発するものとする。

3 第1項の通知は、対象物件内に居住する組合員及び前項の届出のない組合員に対しては、その内容を所定の掲示場所に掲示することをもって、これに代えることができる。

4 第1項の通知をする場合において、会議の目的が第47条第3項第一号、第二号若しくは第四号に掲げる事項の決議又は建替え決議であるときは、その議案の要領をも通知しなければならない。

5 会議の目的が建替え決議であるときは、前項に定める議案の要領のほか、次の事項を通知しなければならない。

 一 建替えを必要とする理由
 二 建物の建替えをしないとした場合における当該建物の効用の維持及び回復(建物が通常有すべき効用の確保を含む。)をするのに要する費用の額及びその内訳
 三 建物の修繕に関する計画が定められているときは、当該計画の内容
 四 建物につき修繕積立金として積立てられている金額

6 建替え決議を目的とする総会を招集する場合、少なくとも会議を開く日の1か月前までに、当該召集の際に通知すべき事項について組合員に対し説明を行うための説明会を開催しなければならない。

7 第45条第2項の場合には、第1項の通知を発した後遅滞なく、その通知の内容を、所定の掲示場所に掲示しなければならない。

8 第1項(会議の目的が建替え決議であるときを除く。)にかかわらず、緊急を要する場合には、理事長は、理事会の承認を経て、5日間を下回らない範囲において、第1項の期間を短縮することができる。

<標準管理規約コメント> 第43条関係 (第3項、第7項関係)

 所定の掲示場所は建物内の見やすい場所に設けるものとする。以下同じ。

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