管理会社選定・変更の道筋

ホームページをご覧頂きありがとうございます。

ここにたどり着いた皆様は、おそらく契約している管理会社に何らかの不満を感じ見直し・変更を検討しているかと思いますが、

  • 管理会社に関する情報をたくさん集めたものの、余計迷ってしまった
  • 情報収集に疲れてしまった
  • 見直し・選定・変更を進めたいけど、どうしていいかわからない
  • コンサルタントの利用価値を知りたい

管理会社変更・選定の管理組合の悩み等々、多くの疑問や悩みに直面していることでしょう。このホームページをご覧頂くことで、管理会社選定の基本的知識が学ぶことができます。

当事務所はマンション管理の身近なアドバイザーとして年間200件を超える組合様から相談を受け、マンション管理改革のお手伝いをしています。

組合様のサポートをする中で、理事役員様が持つ多くの疑問、悩み、不安を聞いてきましたが、その中には多くの共通点があります。課題を解決する道筋をこのホームページに凝縮しました。

管理会社を変更しようとしても、マンションに合った管理会社を選ぶのは大変な作業です。管理会社の変更は、管理組合様のご要望と管理会社の得意とする点のマッチング(マンションとの相性)が大切です。

見積・提案の情報だけではわからない企業姿勢なども踏まえて業者を選定すること。また、組合員からの理解・協力を得るために、業者選定のプロセスが重要になってきます。

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■毎年同じ会社と同じ内容の契約更新。これで良いのか?

随意契約は金額が高くサービスが低下するので、変更・見直しh必要通常、管理会社とは随意契約を行うことになります。

随意契約とは、競合によらずに特定の一社に業務を発注することを言います。簡単に言うと、同じ業者とあたりまえに契約を繰り返すことです。

「手続きがわずらわし」
契約するたびにわざわざ他社から見積を取らないといけない

「手間がかかる」
理事会が業者選定のための準備、余計な負担を強いられる

「信用の問題」
安い金額を出した業者が、「やっぱり出来ない」と、途中で仕事を放棄するのでは?

以上の理由から今の管理会社に多少不満があっても、競争によらないで、任意に適当と認める相手を選択して契約する方法として「随意契約」が存在するのです。

一般に随意契約は、信頼関係の下、早期の契約締結、手続きの簡素化のメリットはありますが、その一方で予算の効率化、公平性や透明性の点などでデメリットもあります。例えば次のようなデメリット(懸念事項)があげられます。

  • 割高な見積金額を出される
  • 比較対象がないため、評価基準が甘くなる
  • なれ合い関係により契約意識が薄れ、サービスが低下する

随意契約では「真剣味が薄く、品質の良くないサービスを高値で買ってしまう」結果となります。

この企業間競争が厳しい時代、最適な業者を選ぶには「比較・検証」は欠かせません。たとえ長い取引関係がある候補先があったとしても、緊張感を持って仕事をしてもらうためには業者を複数の中から選定するという手続きがが必須条件なのです。

管理会社選定や変更は他社と比較し、今の管理会社が自分のマンションに相応しいか評価をする手続きです。もちろん複数の業者を比較した結果、今の管理会社が良いという結論にたどり着くケースも考えられます。

■マンションとマッチングの良い管理会社を見つけるのは意外と大変

管理会社変更・選定のリスク「安かろう悪かろう」近年コスト削減のため、管理会社変更・見直しを行う管理組合様が増えています。

しかし、各業者は色々な特徴があります。管理組合との相性の良い業者を選ばないと、サービスが落ち反ってコストパフォーマンスが下がってしまう恐れがあります。

管理会社変更・見積・見直しは、理事会だけでもできますが、面倒な手間を必要とし、リスクを伴います。

見直しの際、目に付きやすい「見積金額」が最終選考条件となるケースが多いのですが、変更後、支払うお金は減ったものの、新しい管理会社がマンションの期待通りに働いてくれなかったり、サービスの質まで低下したりという失敗談は後を絶ちません。お金はもちろん重要ですが、サービス内容までしっかりと吟味する必要があります。

説明会の時に出席するのは営業マンです。自社の悪いことは決して言わないでしょう。いかに自分の会社が素晴らしいか、大げさな表現で聴き手を引き込むような話術を使います。新しい会社に変更後、説明会で営業マンが言っていたことと、マンションが要望していたことと食い違うという声をよく耳にします。

説明会の提案を聞く限り、どこの会社も基本は似たりよったりでそんなに仕事の仕方が変らないと誤解しそうになりますが、各社で契約書の内容や実務の詳細(仕事のやり方)には差があり、各社からの自由提案では、単純に見積金額・仕様を比較をすることは難しいのです。

コンサルタントは管理会社の分析を行い、管理組合とのマッチングを考え、中立的な立場で最良の業者選定をお手伝いいたします。