理事会・修繕委員会が主体となって進める大規模修繕

最初に管理組合の準備体制を整えましょう

大規模修繕工事を進めていくにあたっては、

  • 事業年度が複数年にまたがるために、運営の継続性が重要です
  • 通常の理事会業務以外に大規模修繕業務が加わり負担が増える
  • 専門家(管理会社、工事業者、コンサルタント)との折衝や、居住者へのきめ細かい対応が必要になります

そこで、管理組合はしっかりとした準備体制を整えなくてはなりません。

継続的かつ専門的に検討する組織として、理事会の諮問機関(下部組織)である専門委員会、『修繕委員会』を結成することが理想です。しかし、修繕委員会の選出が難しいマンションもあります。このような時は理事会を中心に進めることになります。

大規模修繕出張セミナー

初めて大規模修繕を迎えるマンション、今まで管理会社に任せていたが管理組合で主体をもって進めようとしている管理組合。

何をどうやって進めていくかはイメージが湧いても、実際に何をどうすればいいか具体的な行動方法がわからず不安だらけだ、というのが本音ではないでしょうか?

手探りの状態のままでは時間だけが流れ、話し合いが前進しなかったり、間違った方向で準備を進めるのではと役員の不安やストレスがたまったりしてしまいます。

マンション管理支援事務所では、大規模修繕工事の準備を始める管理組合様向けに、初回無料で出張勉強会・セミナーで開催しています。第三者のプロのアドバイスは参考になると思いますので、是非ご利用ください。

修繕委員会の結成

理事会は管理組合の運営を日頃行っていますが、これに修繕に関わる仕事が加わると通常の理事会とは別に頻繁に会合が必要となり、負担が大きくなります。また、理事会の役員は、一般的には1年または2年で交替してしまいます。

大規模修繕工事は、修繕の方針をたててから工事が完了するまでは、複数年の期間が必要となりますが、これに携わる人は途中で交替することなく継続的に関わる必要があります。そこで理事会とは別に独立した継続性のある専門委員会=修繕委員を結成することが理想的です。

1.修繕委員と理事会の関係

修繕委員会という組織は、一般的には理事会の諮問機関として、修繕に関して理事会をサポートする役割を担うことになります。

修繕委員会で検討したことについては、まとめて理事会に報告し、理事会ではこれに基づき検討・決定します。また、必要な事項は、総会の決議を求めることになります。

修繕委員会:具体的な計画・提案・検討

理事会:修繕委員会から提案を受けた事項の検討・決定

総会:理事会で決定した修繕委員会提案を承認

2.修繕委員の集め方・活動

修繕委員会を結成することが決まれば、理事会で運営細則(修繕委員会のルール)を作成、総会で承認を得ます。その後、人員(委員)を募集します。

修繕委員の募集は・・・

  • 希望者を公募する(自薦他薦問わず)
  • 役員経験者や建築関係従事者だけに拘らず、女性の方、様々な年代の方、バランス良く選出することが望まれる
  • 理事会との連携が取りやすいように修繕委員を兼任する理事が必要

3.修繕委員会の常設化

修繕委員会は大規模修繕時のみ結成するのではなく、管理組合運営機能として常設することが求められます。

@ アフター点検の対応
大規模修繕工事が終われば竣工後10年目まで、3、4回に渡ってアフター点検があります。アフターを見届けるのは、大規模修繕工事を担当した組合員が適任者です。

A 日常修繕の発注
日常修繕と大規模修繕は密接な関係があります。また、大規模修繕時にどんなにコストパフォーマンスに優れた改修を実施したとしても、その後のメンテナンス方法や発注方法が適切でなければ、無駄な支出や工事が行われる可能性があります。

▼ ワンポイント アドバイス

院政に気をつけましょう!

修繕委員会は理事会の諮問機関であるのに関わらず、修繕委員会の発言力が強くなり、理事会を陰で牛耳る院政がおきます。それは、持ち回り制、短期任期の理事会と比較し、修繕委員会は長期に渡ってマンションの運営に係るので、知識差、経験差が生じることが原因です。長年協力して頂ける修繕委員会は有り難い半面、院政になってしまうと管理組合運営に大きなダメージを与えますので、最長の任期(例えば2年任期で1回まで留任可等)を設ける防止策を講じましょう。

小規模マンション大規模修繕コンサルタント

小戸数マンションや、リゾート・投資型マンションでは役員の選任で手一杯。修繕委員会員の選出が困難な管理組合があります。この場合には、理事会が中心となって大規模修繕工事を進めていくことになります。

1年または2年任期の理事会では、準備から完了まで複数期にまたがる大規模修繕を行うには、継続性の問題があります。また、通常の理事会業務以外に修繕に関わる仕事が加わることは、負担が重すぎます。

その結果、管理会社や施工会社に全てを委ねる選択を取ります。しかし、「お任せ」は業者の甘えを生みやすく、割高かつ手を抜いた大規模修繕工事が行われ、管理組合は実のない「高い買い物」をさせられる危険があります。▼大規模修繕と管理会社

マンション管理支援事務所では、理事会中心で大規模修繕工事を進める小規模マンションの管理組合様をサポートしています。外部から理事会の味方となる参謀(当事務所)を招くことで、管理組合の自主性を失わず理事会中心で改修の成功が実現できます。小戸数管理組合様からは向けのローコスト・コンサルタントは大変好評を頂いています。

管理組合(理事会・修繕委員会)が行う大規模修繕業務

  • タイムスケジュール
    工事完成をいつにするかを起算し、各業務のタイムスケジュールを決める
  • 発注方式の検討
    「管理会社一任方式」「責任施工方式」「設計監理分離発注方式」のいずれかを選択
  • コンサルタント会社・施工業者の選定
    「設計監理分離発注方式」の場合はコンサルタント会社起用の有及び選定
    「責任施工方式」の場合は工事会社の選定
  • アンケート調査
    各住戸の要望・意見の把握
    バルコニー等の不具合調査
  • 基本計画の策定
    建物診断を基に改修範囲を確定
    工法・材料・工期・資金案の検討
    工事概算予算の把握、資金案の作成
  • 広報活動
    住民視点で、区分所有者の大規模修繕工事の協力、理解を求める
    理事会の議事録に、修繕委員会の議事録を添付して回覧、修繕委員会ニュースの発行等
  • 大規模修繕に係る説明会・総会の運営
    準備の過程、業者選定の根拠等を組合員へオープンにし、要所では住民説明会で意見聴取、決定時には総会を開催
  • 工事中定例打ち合わせ会議参加
    工事中は月1、2回施工会社とコンサルタント同席の定例報告会を開催
    定例会では進捗状況の報告、住民からの要望・苦情の対応、補修・仕様の検討及び確認、各種承認を行なう
  • 各種検査立会い
    下地補修検査、足場解体前検査、竣工前検査の立会を行なう
  • 住民からのクレーム・要望への対応
    ストレスを少しでも減らすよう住民のクレーム・要望に耳を傾け、対応する
  • 竣工書類の確認
    工事完了後竣工書類が施工業者が提出される。その内容の確認
  • アフター点検実施
    各部位の保証に基づき、1・3・5・10年とアフター点検を実施、不具合部分は是正を依頼

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